Comment les entreprises peuvent-elles prévenir les risques du télétravail ?
La crise sanitaire a rendu le télétravail nécessaire pour que les entreprises puissent continuer leurs activités. Cependant malgré la possibilité de retourner au bureau, beaucoup d’entreprises ont continué de mettre en place des politiques de télétravail partielles ou totales.
Selon l’article L. 1222-9 alinéa 1er du Code du Travail, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.
Le télétravail a permis aux entreprises de fonctionner malgré la crise sanitaire, mais peu d'entre elles étaient réellement prêtes à mettre en place le télétravail et ont négligé les potentiels risques associés au travail à distance.
Ces risques sont multiples. Ils peuvent être psychiques, comme physiques et les équipes doivent mettre en place des solutions pour tirer profit du télétravail.
Voici des solutions mises en avant par l’INRS (Institut National de Recherche et de Sécurité) à plusieurs risques liés au télétravail.
1. Les problèmes liés à l'environnement de travail
Si l’environnement domestique n’est pas favorable au travail (nécessité d’un cadre calme, et le télétravail brouille la frontière entre la vie professionnelle et la vie privée), l'INRS conseille de :
- Alerter le télétravailleur sur la nécessité de s’organiser pour bien différencier temps de travail et temps personnel
- Rappeler au télétravailleur l’intérêt d’organiser son espace de travail, pour être au calme, dans la mesure du possible
Si l’environnement matériel n’est pas favorable au télétravail (beaucoup de salariés n’ont pas d’espace dédié au travail à leur domicile, qui n’est pas forcément bien aménagé et les espaces de coworking ne favorisent pas la concentration), l'INRS conseille de :
- Rappeler au télétravailleur les principes élémentaires d’aménagement des espaces de travail en les adaptant au travail à domicile.
- Être en mesure de conseiller les télétravailleurs qui le souhaitent.
- Alerter le télétravailleur sur les points de vigilance et les risques en espace de coworking.
- Faciliter la mise en pratique du droit de visite des membres du Comité social et économique (CSE) (par exemple, les informer de ce droit, leur donner les moyens de se déplacer…).
Si l’environnement social n’est pas favorable au télétravail (les salariés sont isolés, ne peuvent pas facilement demander conseil et manquent de soutien moral), l'INRS conseille de :
- Organiser un lien régulier à distance entre le télétravailleur et son équipe de travail.
- Inciter le télétravailleur à s’appuyer même à distance sur son manager, ses collègues ou sur le collectif en cas de difficultés.
- Sensibiliser les managers et les collègues sur ce problème.
- Être vigilant sur des situations possibles de mal-être au travail, plus difficiles à repérer du fait de l’éloignement.
2. Les problèmes liés aux outils et aux ressources
Le télétravail crée une dépendance aux outils tech (téléphone, ordinateur, logiciels de visioconférence, logiciels de messagerie instantanée, ...) qui doivent être maîtrisés pour travailler en toute efficacité. C'est pourquoi l'INRS conseille de :
- Choisir de préférence des outils simples et robustes, adaptés au télétravail.
- S’assurer de la maîtrise par le télétravailleur de ces outils et, si besoin, le former pour qu’il en ait la maîtrise.
Les salariés en télétravail nécessitent un accès aux documents de travail (drive, accès à distance des documents, …) pour effectuer leurs tâches. L'INRS conseille donc de :
- S’assurer de la complétude et de la qualité des outils à disposition du télétravailleur.
- Informer sur les procédures d’utilisation des applications à distance.
- Permettre l’accès à distance à un maximum de données.
Le télétravail efficace dépend de la qualité du service support informatique (les salariés ne peuvent pas travailler correctement si leur matériel informatique est en panne, ou si leurs logiciels de travail ne fonctionnent pas). Pour faire face à ce problème, l'INRS conseille de :
- Renforcer le service support informatique pour intégrer l’assistance aux télétravailleurs.
- Organiser et former le service support informatique pour qu’il puisse répondre aux besoins spécifiques des télétravailleurs.
3. Les problèmes liés à l’autonomie et à la charge de travail
Comme le télétravail demande beaucoup d’autonomie et d’organisation, sans quoi les salariés ne peuvent pas être efficaces, l'INRS conseille de :
- Être vigilant sur les éventuelles difficultés d’organisation personnelle.
- Inciter les télétravailleurs à aborder leurs difficultés auprès de leur hiérarchie.
- Accompagner et former à l’organisation personnelle, à la gestion des priorités, en cas de besoin.
- Prévoir une phase d’expérimentation permettant au salarié de confirmer son choix.
Le télétravail demande une bonne maîtrise du temps de travail de la part du salarié (les salariés peuvent travailler plus longtemps que nécessaire pour compenser une pause dans la journée par exemple, ce qui peut empiéter sur leur vie personnelle). Pour aider les salariés à s'organiser, l'INRS conseille de :
- Encadrer le temps de travail des télétravailleurs.
- Rappeler aux télétravailleurs les règles concernant la durée hebdomadaire du travail et le respect des pauses.
- Détecter le plus tôt possible toute augmentation du temps de travail.
L'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est compliqué à établir quand on travaille depuis son domicile, les heures de travail peuvent dépasser sur la vie personnelle et les distractions de la vie privée peuvent empêcher de travailler. C'est pourquoi l'INRS conseille de :
- Définir précisément au sein de l’entreprise les modalités d’application du droit à la déconnexion et les respecter.
- Définir et mettre en œuvre les moyens adaptés pour aider au respect de ce droit à la déconnexion.
- Rappeler les bonnes pratiques d’utilisation de la messagerie.
- Prédéfinir les créneaux horaires pendant lesquels le télétravailleur doit être joignable.
- Sensibiliser sur les risques de débordements du travail sur le temps personnel.
- Sensibiliser sur les risques de débordements privés sur le temps de travail.
- Sensibiliser à la différenciation entre temps professionnel et temps personnel.
4. Les problèmes liés à la relation avec le manager et les collaborateurs
Le télétravail force la réorganisation du travail (les relations entre manager salariés et entre collègues changent). L'INRS propose de commencer par une phase d’expérimentation du télétravail permettant d’en préciser les impacts pour pouvoir prendre ensuite les réorientations nécessaires.
Il est difficile pour les managers de suivi de l’activité de leurs salariés (la communication est parfois difficile à cause de la distance, le contrôle de l’activité électronique ne montre qu’une partie du travail effectué par les salariés). C'est pourquoi l'INRS conseille de :
- Instaurer des points réguliers (de préférence en présentiel) incluant notamment la dimension du télétravail (avantages et difficultés éventuelles).
- Afficher clairement, les modalités de contrôle du travail et de l’activité des télétravailleurs.
La coexistence entre différentes modalités de travail peut être compliquée (les non-télétravailleurs peuvent considérer le télétravail comme un avantage auquel ils n’ont pas le droit et ne se rendent pas toujours compte de la réalité du télétravail, les télétravailleurs n’ont pas accès aux formations, …). Pour y remédier, l'INRS conseille de :
- Prévoir une formation spécifique des managers à l’encadrement des télétravailleurs.
- Définir dans la semaine un jour sans télétravail afin de pouvoir organiser les réunions de service en présence des télétravailleurs.
- Former les non-télétravailleurs de la même façon que les télétravailleurs afin d’atténuer les éventuelles incompréhensions
5. Les problèmes liés au maintien du collectif
Le maintien du collectif devient difficile quand les collaborateurs ne se voient pas régulièrement (absence de rencontre, difficulté à échanger, difficulté de se rendre compte de la charge de travail des autres : les télétravailleurs peuvent reporter des charges vers leurs collègues au bureau). C'est pourquoi l'INRS conseille de :
- Produire et définir de façon très claire, lors de la mise en place du télétravail dans l’entreprise, les règles qui le régissent et, en particulier, celles concernant l’éligibilité : poste éligible, temps de travail éligible, conditions particulières.
- Éviter dans la mesure du possible le télétravail à temps complet.
- Maintenir ou instaurer à intervalles réguliers des rencontres physiques dans un même lieu afin de maintenir les liens collectifs.
- Mettre en place des messageries instantanées facilitant la communication à distance au sein des collectifs de travail.
- Utiliser l’ensemble des outils techniques favorisant la communication et le travail collaboratif à distance : audioconférence, visioconférence…
- Bien évaluer un éventuel report de charge (gestion des urgences…).
Les télétravailleurs n’étant pas présents au bureau, ils peuvent être délaissés par leurs collaborateurs, (les collègues au bureau peuvent penser que télétravailleurs ne sont pas indisponibles, le télétravail peut aussi être utilisé comme échappatoire à la charge de travail, comme moyen d’éviter les collaborateurs, …). C'est pourquoi l'INRS conseille de :
- Trouver des moyens pour informer les collaborateurs de la situation des salariés en télétravail
- Instaurer des rituels de communication entre le télétravailleur et les collègues au bureau
Le télétravail est une politique RH à part entière et doit donc être préparée et conduite comme un véritable projet. Pour que le télétravail soit une réussite pour l’entreprise et pour le salarié, il importe que ses modalités soient bien adaptées aux activités réelles et aux caractéristiques de l’entreprise.
La phase de préparation et de définition des modalités du télétravail est donc d’une grande importance. Enfin, un retour d’expérience régulier du ressenti est nécessaire, tant par les salariés que par leurs managers et leurs collègues. Ce retour doit notamment permettre d’identifier les risques professionnels liés à cette organisation du travail particulière et de mettre en place les bonnes pratiques.
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Sources :
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