Qu'est-ce que l'allocation télétravail ?

Le télétravail est largement pratiqué en France. S’ils n’étaient que 17 % employés à en bénéficier avant le confinement, le recours à ce mode de travail est devenu une norme pour bon nombre d’entreprises. Aujourd’hui, les employés se retrouvent à exercer leurs activités depuis leur domicile, au moins quelques jours de la semaine. 

La question de frais se pose alors : les entreprises sont-elles tenues de prendre en charge les frais de télétravail (achat de fournitures bureautiques, Internet, chauffage…) ? Comment comptabiliser l’allocation de télétravail et quelles sont les exonérations de charges en cas de versement de l’indemnité ? Cet article vous explique tout !

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Qu'est-ce qu'une indemnité de télétravail ?

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L’indemnité de télétravail est un complément de salaire, versé à la fin du mois à l’employé concerné. Elle vise à indemniser les employés des frais engendrés par le télétravail, notamment : 

• Les frais de fournitures : cartouches d’encre, des ramettes de papier, agrafeuses, enveloppes…
• Les forfaits de connexion à Internet ;
• L’achat du matériel informatique (ordinateur, clavier, câbles HDMI, etc.)
• Les dépenses liées à l’amélioration de l’espace de travail et aux dépenses supplémentaires d’énergie.

Travailler depuis son domicile présente plus d’autonomie et un meilleur équilibre vie professionnelle et personnelle pour les salariés. Quant aux employeurs, c’est un levier pour booster leur marque employeur. Ainsi, l’indemnité de télétravail s’avère être un atout puissant de la stratégie de communication pour valoriser la culture d'entreprise et attirer les meilleurs talents sur le marché. 

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Payer l’indemnité de télétravail est également un levier pour la fidélisation des salariés. En offrant une compensation financière pour les coûts liés au travail à distance, les entreprises démontrent leur engagement envers le bien-être de leurs employés, renforçant ainsi la satisfaction au travail. Cela peut également contribuer à éviter le quiet quitting : travailler juste assez pour ne pas se faire virer.  

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Le montant de cette allocation varie selon différents critères, tels que :

• La nature des dépenses engagées ;
• Le nombre de jours effectués en télétravail ;
• La politique mise en place par l'entreprise.

Il convient donc à chaque employeur d'analyser quelle option conviendrait le mieux à sa structure et à ses ressources.

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Le versement d’une indemnité de télétravail est-il obligatoire ?

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Depuis l'adoption de l'ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, le Code du travail n'impose plus aux employeurs de couvrir tous les coûts résultant de la pratique du télétravail. Le ministère du Travail, de l’Emploi et de l’insertion indique que : « l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui le prévoit. »

Bien qu’elle ne fasse pas l’objet d’une obligation légale, cette indemnité est vivement recommandée. « Mais ce n’est pas pour autant que l’employeur est dispensé de toute obligation de remboursement » précise Christine Martin, avocate associée chez Vivaldi Avocats. 

Ainsi, l’indemnité du télétravail doit faire l’objet de négociations entre les conseils d’administration des entreprises et les instances représentatives du personnel. Des négociations peuvent également se dérouler via les accords de branche. Cela a été le cas pour les agents publics, où une indemnité forfaitaire de télétravail a été négociée pour les trois Fonctions publiques et les magistrats judiciaires, d’un montant de 2 ,88 euros par jour.

Le 26 novembre 2020, les organisations patronales et syndicales, à l'exception de la CGT, ont signé un Accord National Interprofessionnel (ANI). Cet accord, qui sert de référence à toutes les entreprises, stipule que tous les employeurs sont tenus de verser une indemnité de télétravail à leurs employés. 

Vous êtes salarié ? Pour savoir si vous pouvez bénéficier ou non d’une indemnité de télétravail, contactez votre service des Ressources Humaines. 

Vous êtes employeur et le télétravail est mis en place à votre demande ? Vous devez prendre en charge quelques frais engagés par vos salariés. Par exemple, l’allocation forfaitaire télétravail peut comprendre l’indemnité d’occupation du domicile. Guillaume Turpin, avocat au cabinet FTM indique que “si le salarié est placé en télétravail à la demande de l’employeur et si aucun local professionnel n’est mis à sa disposition, il doit être indemnisé pour l’occupation de son domicile”.

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Comment verser une indemnité de télétravail ?

Les modalités de versement

Le versement d'une allocation télétravail peut se faire selon deux modalités, au choix de l’employeur : 

• Un remboursement sur présentation d'une note de frais pour chaque dépense : dans ce cas, les salariés doivent fournir des justificatifs des dépenses effectuées (factures d'électricité, abonnement internet, etc.). Cette méthode permet une prise en charge précise des frais réellement supportés par les salariés ;
• Une allocation forfaitaire : par le versement mensuel d'une indemnité forfaitaire. Dans ce cas, les salariés ne sont pas obligés de justifier leurs dépenses. 

Les responsabilités des employeurs

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Pour verser une indemnité de télétravail, il faut mettre en place un contrat clair entre l'employeur et le salarié. Ce contrat devrait inclure des informations détaillées sur les modalités financières liées au télétravail. Il est recommandé d'y spécifier le montant de l'indemnité, la fréquence de paiement, les conditions d'éligibilité ainsi que tout autre critère pertinent pour le versement de cette allocation. 

Cette transparence permet d'éviter toute confusion ou malentendu concernant les droits et obligations des deux parties. Pour pouvoir prétendre aux avantages fiscaux, le salarié doit conserver tous les justificatifs relatifs aux dépenses effectuées dans le cadre du télétravail. 

Par ailleurs, il convient également de souligner que les entreprises peuvent effectuer un contrôle administratif pour : 

• S’assurer que les paiements soient effectués conformément aux termes définis dans le contrat de travail ;
• Vérifier que les dépenses engagées par les salariés sont conformes à l'utilisation prévue de l'allocation télétravail.

Ce contrôle peut se faire a posteriori et nécessite donc une organisation rigoureuse. Il permet d'éviter tout abus ou utilisation inappropriée des fonds alloués. Résultat ? Une gestion efficace des finances de l'entreprise et le maintien d’une relation transparente avec les salariés bénéficiaires. 

Pour ce faire, de nombreux logiciels de gestion du télétravail sont à considérer. Ils permettent aux ressources humaines de bien suivre les jours de télétravail de leurs employés et d’exporter facilement les données lors des contrôles de l’Urssaf.

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Quelles sont les exonérations en cas de versement d’une indemnité de télétravail ?

Les exonérations fiscales et sociales

Les frais engagés dans le cadre du télétravail sont considérés comme des frais professionnels. Ainsi, ils peuvent être exclus de l’assiette des cotisations sociales. Sur le plan fiscal, l'allocation télétravail est exonérée d'impôt sur le revenu pour le salarié qui la perçoit. Cela signifie que le montant de l'allocation n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu du salarié et ne sera donc pas déclaré dans sa déclaration annuelle de revenus. 

D’après l’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales) : “si l’allocation forfaitaire est prévue par la convention collective de branche, l’accord professionnel ou interprofessionnel ou un accord de groupe, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des montants prévus par accord collectif”. Depuis 2021, les salariés ne sont plus tenus de présenter des justificatifs pour bénéficier de l'exonération. Seul impératif ? Les entreprises doivent fournir des documents justifiant le nombre de jours effectués en télétravail par chaque salarié. Toutefois, les montants fixés par l'URSSAF ne doivent pas être dépassés. Au-delà de ces montants, les justificatifs deviennent nécessaires pour prétendre à l’exonération des charges.

Notez bien que les employés en télétravail possèdent les mêmes droits que leurs pairs travaillant au sein de l’entreprise. Par conséquent, si les employés ont droit aux titres-restaurants, les salariés en télétravail doivent également en bénéficier.

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Le plafond de l’exonération sociale et fiscale de l’indemnité télétravail

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• Le télétravail ponctuel : pour pouvoir bénéficier d’une exonération complète, le plafond est fixé à un montant journalier de 2,50 euros dans la limite de 57,20 euros par mois.
• Le télétravail régulier : le montant est fixé à 10,40 euros par mois pour un employé en travail hybride un jour par semaine ;
• À 20 euros par mois pour 2 jours de télétravail par semaine ;
• À 30 euros par mois pour 3 jours de télétravail par semaine.

Si l’employeur opte pour une indemnité calculée sur les frais engagés, ce sont les notes de frais et les justificatifs qui font foi et aucun plafond n’est appliqué. Ces justificatifs peuvent inclure les factures d'achat du matériel informatique, les relevés de consommation d'électricité ou encore les contrats d'abonnement à internet.

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Le saviez-vous ? L’indemnité télétravail journalière est versée mensuellement et elle doit figurer sur les bulletins de paie des salariés.

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En somme, le versement d'une allocation télétravail permet aux employeurs de bénéficier d'exonérations fiscales et sociales. Cependant, il est important de respecter les conditions exigées par la législation en vigueur.

Une mise en œuvre rigoureuse et transparente des modalités de l'indemnité de télétravail, assure non seulement la conformité légale de l'entreprise, mais renforce également la fidélisation des salariés.