Offrir des chèques cadeaux à ses employés ?
La réglementation URSSAF des chèques cadeaux peut paraître complexe mais plus de 4 milliards d’euros de chèques cadeaux sont émis chaque année en France (et ça continue d’augmenter !).
Offrir des chèques cadeaux permet de proposer un avantage à ses employés : c’est entre autres le moyen d’augmenter leur pouvoir d’achat (un petit coup de pouce pour faire face à l’inflation).
Voici les 3 étapes pour offrir des chèques cadeaux à ses salariés sans payer de charges :
Étape 1 : Qui offre les chèques cadeaux ?
Il faut tout d’abord savoir qui est en mesure d’offrir des chèques cadeaux aux salariés et de bénéficier d’une exonération des charges.
Il s’agit du CSE si :
- l’entreprise a au moins de 50 salariés
- l’entreprise a moins de 50 salariés mais qu'un accord collectif indique le CSE est chargé des activités sociales et culturelles de l’entreprise
Il s’agit de l’employeur si :
- il n’y a pas de CSE (entreprise de moins de 11 salariés)
- le CSE a des attributions réduites (entreprises entre 11 et 49 salariés)
- le CSE est absent sur présentation d’un procès-verbal de carence
En conclusion :
Une des missions du CSE est d’offrir des avantages aux salariés : il permet de faciliter l’accès à la culture et aux loisirs et d’augmenter leur pouvoir d’achat. Dans le cas d’entreprises de plus de 50 salariés, il est possible que le CSE ait un budget alloué à ces dépenses. C’est pourquoi, si l’employeur d’une entreprise de plus de 50 salariés souhaite offrir des chèques cadeaux pour ses salariés, ils ne seront pas exonérés de charges sociales (puisque c’est la mission du CSE).
À l’inverse, si une entreprise qui compte moins de 50 salariés, ce n'est pas la mission du CSE (sauf si un accord collectif le stipule) : l’employeur peut assurer la mise en place de chèques cadeaux.
Étape 2 : Quel montant est exonéré ?
La règle est simple : si un salarié a reçu moins de 171€ pendant l’année civile, la somme est entièrement exonérée de charges.
Pourquoi 171€ ?
Ce montant est égal à 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.
Si le salarié a reçu plus de 171€ de chèques cadeaux pendant l’année civile, il faut respecter des conditions supplémentaires (expliquées à l’étape suivante) pour que la somme puisse être exonérée.
Étape 3 : Les chèques cadeaux sont-ils en lien avec les événements URSSAF ?
Voici les 11 événements URSSAF :
- Naissance/Adoption
- Mariage/Pacs
- Départ à la retraite
- Fête des mères/Fête des pères
- Sainte-Catherine/Saint-Nicolas
- Noël
- Rentrée scolaire
Le montant du plafond pour les chèques cadeaux est de 171€. Si le salarié a reçu plus de 171€ de chèques cadeaux pendant l’année civile, il faut respecter 3 points :
- Le bénéficiaire doit être concerné par l’événement
- Le chèque cadeau doit être attribué au moment de l’événement
- L’utilisation du chèque cadeau doit porter sur l’événement
1. Le bénéficiaire doit être concerné par l’événement
Par exemple :
- Seul le salarié qui vient d’avoir un enfant peut recevoir un chèque cadeau Naissance
- Seuls les salariés qui ont des enfants peuvent bénéficier d’un chèque cadeau Fête des pères ou Fêtes des mères.
Si certains événements sont clairs sur qui sont les bénéficiaires, il peut y avoir des doutes dans les cas suivants :
L’événement Noël concerne à la fois :
- les salariés
- leurs enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile
Ainsi, un salarié qui a 2 enfants de moins de 16 ans peut recevoir 3 chèques cadeaux de 171€, pour un total de 513€.
L’événement rentrée scolaire désigne non pas les salariés mais leurs enfants s’ils sont âgés de moins de 26 ans et qu’ils débutent une année scolaire. Le CSE peut demander un justificatif de scolarité pour s’assurer que chaque bénéficiaire est en règle.
Quelques subtilités existent sur les chèques rentrée scolaire :
- Un salarié peut recevoir jusqu’à 171€ par enfant.
- Un seul chèque par enfant (même si les deux parents sont dans la même entreprise)
L’événement Sainte Catherine concerne les femmes non mariées qui fêtent leur 25ème anniversaire.
L'événement Saint Nicolas concerne les hommes non mariés qui fêtent leur 30e anniversaire.
2. Le chèque cadeau doit être attribué au moment de l’événement
Le salarié doit recevoir son chèque cadeau au moment où l’événement en question a lieu.
En effet, cela n’aurait pas de sens d’offrir un chèque cadeau Noël pendant le mois de juin, ou d’offrir un chèque cadeau rentrée scolaire en décembre.
Si le chèque cadeau est livré trop tard, il est soumis à cotisation dès le premier euro.
3. L’utilisation du chèque cadeau doit porter sur l’événement
Les chèques cadeau doivent être utilisés sur une enseigne en lien avec l’événement, et tous les chèques cadeaux ne peuvent pas être utilisés de la même manière.
- Chèque cadeau “Naissance / Adoption” : les catégories acceptées sont par exemple les vêtements, la décoration ou encore l’électroménager
- Chèque cadeau “Mariage / Pacs” : les possibilités sont multiples (événements, voyages, vêtements…)
- Chèque cadeau “Départ à la retraite” : les usages sont aussi très larges, tant les opportunités de divertissement à la retraite sont nombreuses (toute activité culturelle, sportive, divertissement, voyage est permise notamment)
- Chèque cadeau “Fête des mères / Fête des pères” : l’usage principal est généralement l’achat de vêtements mais d’autres options sont possibles comme les activités culturelles par exemple
- Chèque cadeau “Sainte-Catherine / Saint-Nicolas” : peu distribués en moyenne, ces chèques cadeaux sont néanmoins utilisables dans de nombreux domaines (vêtement, cosmétique, divertissement…)
- Chèque cadeau “Rentrée scolaire” : il peut s’agir d’achats de fournitures scolaires, vêtements, livres ou informatiques
- Chèque cadeau “Noël” : très plébiscité, le chèque cadeau Noël garantit un large choix d’univers d’enseignes tant il est universel et concerne tous les salariés
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