Comment bien réussir son onboarding ?

Qu'est-ce que l'Onboarding ?

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L'onboarding, également appelé intégration, est le processus d'accueil des nouveaux employés au sein de votre entreprise. C'est bien plus qu'une simple formalité administrative, c'est la clé pour créer une expérience mémorable et significative pour les nouvelles recrues. Un onboarding réussi favorise l'engagement des salariés, renforce la fidélisation et contribue à une meilleure performance au travail.

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L'Importance de l'Onboarding RH

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L'onboarding joue un rôle essentiel dans la rétention des collaborateurs et la qualité de l'expérience de travail. Voici pourquoi il est si important :

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- Fidélisation des collaborateurs : Un onboarding bien géré augmente les chances de fidéliser les employés, car il leur donne un sentiment d'appartenance à l'entreprise.

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- Meilleure performance : Des employés correctement intégrés sont plus productifs et contribuent à l'amélioration des résultats de l'entreprise.

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- Recrutement facilité : Un onboarding efficace renforce la réputation de votre entreprise et attire les meilleurs talents.

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- Engagement : L'onboarding crée une première impression durable, influençant l'engagement des salariés dès le premier jour. Le salarié se souvient toujours de sa première journée dans une nouvelle entreprise, à vous de jouer pour qu’il en parle en bien autour de lui, c’est une occasion de renforcer votre marque employeur. 

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- Rétention : Les employés bien intégrés ont moins de chances de quitter l'entreprise prématurément, réduisant ainsi le turnover.

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Les Étapes Clés de l'Onboarding

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La Préparation de l'Onboarding

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L'étape de préparation est cruciale pour un onboarding réussi. Elle commence bien avant l'arrivée des nouveaux employés. Voici ce que vous pouvez faire :

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- Définir une stratégie : Élaborez une stratégie d'onboarding claire en tenant compte de la culture de votre entreprise, de ses besoins et de ses objectifs. 

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- Documentation : Préparez la documentation nécessaire, y compris les contrats de travail, les politiques de l'entreprise et les formulaires administratifs. Préparez une page sur Notion ou autre en détaillant les missions, les process internes, les liens utiles, les extensions et applications à télécharger, les mots de passe, les interlocuteurs dans l’entreprise, les prestataires externes… Cette page doit être une référence pour le nouvel arrivant. 

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- Communication : Communiquez avec les employés avant leur premier jour pour leur fournir des informations pratiques et créer de l'anticipation. L’idéal est de préparer un mail de bienvenue avec le planning de la première journée ou semaine pour que le nouvel arrivant sache à quoi s’attendre en arrivant pour son premier jour. 

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- Préparation des équipements : Assurez-vous que les employés ont tout ce dont ils ont besoin, y compris un poste de travail équipé et les outils nécessaires. Préparez un welcome pack digne de ce nom ! Évitez la situation “Tu peux t’asseoir ici en attendant.”, préparez à votre nouvel arrivant son bureau, avec son ordinateur, son welcome pack, il se sentira attendu et le bienvenu. 

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La Formation et l'Accueil des Nouveaux Employés

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Une fois que les employés sont arrivés, il est temps de les accueillir chaleureusement et de les former. Voici quelques étapes clés à suivre :

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- Orientation : Fournissez une visite de l'entreprise et une présentation de la culture d'entreprise, des valeurs et des objectifs.

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- Formation professionnelle : Offrez une formation pour développer les compétences nécessaires au poste. Que ce soit pour une formation sur un logiciel, ou sur une compétence particulière, un nouveau salarié (surtout junior) sera ravi de voir que vous investissez en lui et de développer ses compétences dès les premières semaines dans votre entreprise. Tout le monde est gagnant avec la formation professionnelle ! 

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- Mise en réseau : Encouragez les nouveaux employés à se connecter avec leurs collègues et à participer à des activités sociales pour renforcer les relations. Organisez dès la première semaine des rencontres de 15/20 minutes avec quelques salariés pour qu’ils puissent échanger sur leur poste, expliquer comment ils vont travailler ensemble. Cela permettra au nouvel arrivant de connaître très rapidement une petite poignée de personnes, comprendre plus facilement l’organisation et fonctionnement de l’entreprise et de découvrir des nouveaux postes. 

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- Fixation d'objectifs : Établissez des objectifs clairs pour les employés et assurez-vous qu'ils comprennent leurs rôles et responsabilités. Pour cela, rien de mieux qu’une feuille de suivi ! Pour fixer les objectifs, appuyez-vous sur la méthode SMART. 

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Mentorat et Accompagnement

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Le mentorat et l'accompagnement jouent un rôle clé dans l'onboarding. Ils permettent aux nouveaux employés de s'intégrer plus rapidement et de se sentir soutenus. Voici comment les mettre en œuvre :

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- Désignez des mentors : Associez chaque nouveau salarié à un mentor (ou un budy) expérimenté qui sert de référence, peut les guider et répondre à leurs questions. Cette pratique évite au salarié de se sentir seul et livré à lui-même sur les premiers jours.

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- Séances de suivi : Organisez des réunions régulières pour suivre la progression des employés et résoudre les problèmes potentiels. Le manager peut planifier un point toutes les semaines pour suivre l’avancement des tâches, répondre aux questions et identifier les points bloquants sur certains sujets pour mieux les corriger. Pour les nouveaux arrivants, il est conseillé de mettre en place un point tous les mois pour échanger avec le salarié, le but étant de voir ce qui va, ce qui ne fonctionne pas, ce qui peut être amélioré des deux côtés. Les séances de suivi sont très importantes pour les deux parties, un salarié se sentant accompagné, écouté et soutenu sera plus à même de s’intégrer facilement. 

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- Soutien continu : Assurez-vous que les employés se sentent soutenus tout au long de leur période d'essai et au-delà. Il y a différentes manières de soutenir un nouvel arrivant, lui envoyer des messages pour savoir si tout va bien, l’encourager à poser des questions, lui faire savoir que c’est OK s’il ne sait pas certaines choses, faire preuve de bienveillance. 

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Mesures de Suivi et d'Évaluation

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L'onboarding ne se termine pas lorsque les employés ont terminé leur formation initiale. Il est essentiel de suivre et d'évaluer le processus. Voici comment le faire :

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- Évaluation continue : Obtenez des retours d'information des nouveaux employés pour identifier les domaines à améliorer. L’évaluation va dans les 2 sens, communiquez avec votre nouvel arrivant, son expérience ainsi qu’un œil neuf sur l’entreprise et l’organisation interne sont une richesse pour tout employeur, l’occasion de remettre en question et progresser ! 

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- Mesure de la rétention : Surveillez le taux de rétention des employés pour évaluer l'efficacité de votre onboarding. La rétention sur les premières semaines est le résultat quantitatif de votre onboarding.  

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- Adaptation : Utilisez les informations recueillies pour ajuster et améliorer votre processus d'onboarding au fil du temps.

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- Formation continue : Offrez des formations continues pour le développement des compétences et la progression de carrière de votre nouveau salarié. 

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Un onboarding efficace est un investissement précieux pour votre marque employeur. Il contribue à la fidélisation des employés, à l'amélioration de la performance, à la facilitation du recrutement et à l'engagement des salariés. En suivant les étapes clés de préparation, de formation, de mentorat, et de suivi, vous pouvez créer une expérience d'onboarding exceptionnelle pour vos nouveaux employés et les aider à s'épanouir au sein de votre entreprise. 

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Un bon onboarding demande du temps, un investissement financier mais vous pourrez l’automatiser au fur et à mesure en préparant vos modèles de fiche de suivi, votre documentation, et acheter vos goodies en grande quantité pour vos welcome pack et faire des économies d’échelle. N'oubliez pas que l'onboarding est un processus évolutif, alors adaptez-vous en fonction des besoins changeants de votre organisation et de vos collaborateurs.